7 أخطاء شائعة في تنظيم المؤتمرات… وتجنّبها يعني نجاح فعّاليتك
تنظيم مؤتمر ناجح لا يعتمد فقط على جدول زمني أو منصة حجز — بل على مئات التفاصيل التي إن أُهملت، انقلبت إلى صداع تنظيمي.
في برَّاق الشمس لتنظيم المعارض والمؤتمرات، وبعد تنفيذنا لعشرات المؤتمرات الحكومية والتعليمية، لاحظنا أن هناك أخطاء تتكرر في كثير من الفعاليات… حتى من جهات محترفة.
في هذا المقال، نشارككم أهم 7 أخطاء يجب الانتباه لها — مع طرق بسيطة لتجنّبها.
1. غموض الهدف من المؤتمر
هل هو مؤتمر علمي؟ أم إعلامي؟ أم ترويجي؟
كل قرار تنظيمي بعد ذلك يتأثر بهذه النقطة: من الدعوات، إلى اختيار القاعة، إلى الهوية البصرية.
✔️ في برَّاق، نبدأ دائمًا بورشة “فهم الهدف” قبل أي تخطيط.
2. اختيار مكان غير مناسب
قاعة غير مجهزة؟ أو بعيدة عن جمهورك المستهدف؟
أحيانًا اختيار المكان يُفشل الفعالية حتى قبل أن تبدأ.
3. تجاهل إدارة التسجيل والدعوات
نموذج تسجيل عشوائي أو قائمة دعوات غير دقيقة = قاعة فاضية أو ضيوف غير مستهدفين.
4. ضعف في التوثيق والتغطية
انتهى المؤتمر… ولا صور توثق، ولا فيديو يعرض، ولا مادة يمكن الرجوع لها لاحقًا؟ خسارة مضاعفة.
5. تجاهل جدول فقرات عملي
تكديس المتحدثين، عدم احترام الوقت، عدم تنويع الفقرات… كل هذا يجعل الجمهور يشعر بالملل.
✔️ نحن نُعد لكل مؤتمر “نص تشغيل زمني” لضمان توازن المحتوى والحركة.
6. فوضى الصوتيات والإضاءة
ميكروفون يقطع؟ إضاءة تزعج العيون؟
الجانب التقني هو أول ما يشعر به الجمهور… حتى إن لم ينتبه له.
7. تقديم غير احترافي أو غياب للضيافة
لا توجد ضيافة لائقة؟ أو مقدم غير متمكّن؟ هذا يُضعف الصورة العامة مهما كان المحتوى قويًا.
خلاصة برَّاق:
نعم… التفاصيل تصنع الفارق.
ونعم… تخطيطك بدون خبرة ميدانية = مجازفة.
في برَّاق الشمس، لا ننفذ مؤتمرًا فقط، بل نُعيد ترتيب كل التفاصيل لتعمل بتناغم… كأننا نُشغّل آلة واحدة.
هل لديك مؤتمر قادم؟
📞 تواصل معنا الآن: +966 54 227 6693
📧 أو راسلنا عبر البريد: [email protected]
لا تعليق